秘书的主要职责

第一篇:《秘书岗位职责》

秘书岗位职责

一、负责办公会议和有关综合会议的会议记录及会议纪要起草工作,负责项目办会议、文件决定事项的催办、查办和落实工作。

二、负责起草项目办公文、领导讲话、会议材料、工作总结及综合性汇报材料等。

三、负责项目办宣传工作,经常深入工程一线,及时了解工程建设情况,总结工作中好的典型人物、典型事迹和典型经验。负责项目办不同时期各类文字资料的记录、整理、归档工作。

四、负责指导其他部门起草有关文件、汇报材料等,对各部门草拟的公文进行审核把关。

五、对音像资料、信息宣传材料进行审核把关。

六、完成领导交办的其他工作。

文书岗位职责

一、负责文件、资料、电报、函件的收发工作,来文函件及时登记、传阅、催办。

二、负责文件的保管、清退、归档立卷等工作。

三、负责大事记、组织沿革的编制工作。

四、实行严格的保密制度,保守党和国家的机密。

五、负责综合处的考勤工作。

六、完成领导交办的其他工作。

行政管理员岗位职责

一、负责项目办的行政后勤管理工作。

二、负责项目办的日常接待及会务工作。

三、负责项目办车辆、车库及驾驶员的管理工作。

四、负责项目办的劳保用品管理工作。

五、负责项目办办公用品购置计划的汇总提报工作。

六、做好职责范围内的安全工作。

七、完成领导交办的其他工作。

计划合同处

计划员岗位职责

一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。

二、根据总工期与阶段工期要求,负责编制工程项目建设总进度计划和年度计划、月、旬度计划。

三、负责本处总结材料的汇总整理工作。

四、负责本处的宣传报道工作。

五、审查监理工程师审批的承包人编制的施工进度计划,并对批

准计划的施工进度计划执行情况进行监督。掌握工程进度,定期写出工程进度情况报告。从全局和宏观的角度分析实际进度与计划进度的差距,根据差距情况找出调整施工进度计划的建议。

六、做好研究项目的组织、申报工作等材料准备工作。

七、完成领导交办的其他工作。

统计员岗位职责

一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。

二、负责有关文件、资料的收集与整理工作,并建立健全本处室的档案资料,搞好档案管理。

三、负责统计工程进展情况,对各合同段的进度、质量、安全生产和资源投入等情况做好明确、详细的记录。

四、负责根据统计结果,分析各合同段施工组织设计执行情况,对完成较差的单位,分析原因提出改进意见。

五、负责按时编写统计报表,并及时上报有关单位。

六、完成领导交办的其他工作。

计量支付员岗位职责

一、熟悉设计文件、招标文件及国家现行的有关技术规范、标准。

二、参加对监理单位与施工单位的履约检查,并详细做好检查记录。

三、参加有关工地例会,及时掌握工程计量、工程变更和工程索赔等方面的信息。

四、负责计量支付审核工作。

五、负责编制费用支出计划,分析费用变化情况,研究费用减少途径,建议费用控制采取的措施。

六、配合工程处做好设计变更和工程索赔等有关问题的处理。

七、完成领导交办的其他工作。

工程处

桥梁管理员岗位职责

一、熟悉设计文件与国家现行的有关技术规范、标准。

二、经常深入施工现场,掌握工程进展情况,及时向领导汇报。

三、全面负责构造物、排水、防护、交通安全设施、路面工程的施工质量监督控制、变更设计管理协调工作。

四、配合计划合同处有关人员审查每期工程计量情况,及时提出支付意见。

五、及时发现施工中的各种隐患,避免出现工程质量事故。

六、协助完成上级部门对工程的质量检查。

七、做好职责内的安全管理

八、完成领导交办的其他工作。

路基、绿化工程管理员岗位职责

一、熟悉设计文件与国家现行的有关技术规范、标准。

二、经常深入施工现场,掌握工程进展情况,及时向领导汇报。

三、全面负责路基、台背回填的施工质量监督控制、变更设计管理协调等工作。

四、全面负责绿化工作。

五、配合计划合同处有关人员审查每期工程计量情况,及时提出支付意见。

六、牵头负责对各监理处、各施工单位人员、设备履约情况的抽查与检查。

七、完成领导交办的其他工作。

工程档案管理员岗位职责

一、熟悉并掌握省档案局和省交通厅等上级部门关于对档案管理的有关规定与要求。

二、负责工程施工资料的保存、借阅登记及有关文件的处内传阅。

三、及时做好工程档案资料的收集、归档与保存。

四、负责并组织对工程施工资料的整理归档工作。

五、负责考勤及搞好有关后勤服务工作。

六、完成领导交办的其他工作。

协调处

环境协调员

一、认真贯彻执行党和国家的路线、方针、政策,遵守国家的各项法律、法规和各项规章制度。

二、具体分管本工程项目永久性用地的地上附着物清点、拆迁及各种补偿费用的支付等工作。

三、督促协调两市办及施工单位、监理单位搞好环境协调。

四、配合做好工程现场检查和交、竣工验收。

五、负责征地拆迁资料的档案管理工作。

六、领导交办的其他工作。

监理处

安全管理员

一、专项安全方案、安全生产应急预案审查批复。

二、审查批复安全资金使用计划,监督管理安全费用使用。

三、安全教育、岗前培训、三级安全教育、安全技术交底情况检查。

四、定期、不定期工地安全检查、重点部位、重点环节的安全监

控工作。

五、内部安全教育培训,安全技术交底。

六、定期组织召开安全会议。

七、安全生产整改月报上报、安全事故月报,每月25日前。

八、“平安工地”建设推广。

九、参与或协助安全事故的调查、取证、分析、处理及报告工作。

十、填写安全监理台账,记录安全监理工作的开展情况。 十一、领导交办的其他工作。

试验员

一、熟悉本工程设计技术规范和试验方法,有效的进行施工试验检测工作。

二、负责各驻地办及施工单位工地试验室的验收,协助办理全线工地试验室临时资质的申请;定期对其设备功能、人员资质、人员数量、操作方法、资料管理等工作进行监督、检查和管理。

三、对各驻地办及施工单位的试验室建设及试验方法与试验结果进行审核,按质量评定标准的规定频率进行抽样核验。

四、根据工程进度,提前校验施工单位提供的各项技术指标,为总监理工程师进行质量控制提供依据。

五、监督、检查各种原材料、半成品的料源,负责施工单位高标号砼与沥青混合料配合比设计结果的审批;并对其他配比进行抽检。

六、抽查施工单位的试验结果是否准确可靠。

七、负责各驻地办送交或提交试验资料的检查,进行各项试验管

理、统计报表。

八、对各项试验资料进行整理,做好竣工资料整理工作。

施工技术管理员

一、认真学习相关业务知识及各类法律法规

二、督促协调解决工程实施过程中遇到的各项工程技术问题。

三、对重点部位、关键工序的施工过程进行检测控制。

四、负责对施工现场全面质量管理、确保工程质量达到规范要求。

五、负责采取定期检查与日常巡查相结合的方式监督工程质量,参与工程质量检查和考评。

六、配合做好工程现场检查和交、竣工验收。

七、完成领导交办的其他工作。

第二篇:《秘书岗位职责》

办公室秘书岗位职责

一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。

二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做到积极主动、不推诿、不拖拉。

三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做到有据可查不出差错。

四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。

五、负责公司各类行政会议的通知,记录和办公会议纪要、决议、决定的起草,印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。

六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。 办公室主任(副)主任岗位责任制

一、按着办公室的职责,负责主持办公室的全面工作。

行政秘书岗位职责。在行政协理领导下承担以下工作:

1、领导勤务。承担校行政的服务工作,包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排,受委托时管理校长、副校长印章、签名章,负责用印及校长、副校长签字的程序性常规审核;承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档,提供校行政领导公务活动信息;

2、内部事务。承担校领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作,以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;

3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养,做好会议服务工作,负责党委会、校长办公会议以外的校级会议的人员通知;

4、负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续,负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;

5、负责完成行政协理交办的有关工作,参与大型活动会务工作。 行政秘书不在岗时,由行政协理代行上述职责

二、在经理领导下,负责组织起草公司行政综合性的工作报告、决议、规划和决定等文件。负责各种事项的通知,会议决定的草拟和发布θ

三、负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习,监督检查部门的

岗位责任制的执行,努力提高工作水平和工作效率。

四、协助经理组织安排经理办公会议议程,并做好会议记录,同时负责检查会议的执行情况。

五、负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿,并及时转呈领导签阅,建立相应的登记薄。

六、认真及时处理,批转传阅上级有关文件和其它事项的通知。

七、负责公司人事档案及统计等项工作。

八、负责公司的安全保卫工作。

九、负责组织协调各部门共性的综合性工作,及时做好领导交办的其它事宜。

十、注意了解与全局有关的情况和问题,搞好信息反馈工作,并提出解决办法,为领导决策提供参考。

十一、会同党支部共同抓好办公室的政治和业务学习,思想政治工作,坚持“两个文明”一起抓。

行政秘书岗位职责。在行政协理领导下承担以下工作:

1、领导勤务。承担校行政的服务工作,包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排,受委托时管理校长、副校长印章、签名章,负责用印及校长、副校长签字的程序性常规审核;承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档,提供校行政领导公务活动信息;

2、内部事务。承担校领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作,以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;

3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养,做好会议服务工作,负责党委会、校长办公会议以外的校级会议的人员通知;

4、负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续,负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;

5、负责完成行政协理交办的有关工作,参与大型活动会务工作。 行政秘书不在岗时,由行政协理代行上述职责

秘书科工作职责

1.认真贯彻执行党和国家的教育方针、政策及上级教育部门的文件精神。

2.协助办公室主任组织党委常委会、校务会、党委全委会、书记办公会、校长办公会、党总支书记例会、各级干部会、党员大会等会议,安排会议议题,作好会议记录,起草印发会议纪要,检查、落实会议决议的执行情况。

3.负责学校各类公文的处理工作。

4.负责起草学校工作报告、工作计划、领导讲话、对外函件等各类文字材料。

5.围绕学校党委和行政的中心工作,积极开展调查研究,为学校党委、行政决策提供依据。

6.负责信息工作,办好《陕西师大情况》、《送阅件》、《学校领导参阅》、《资料信息汇编》等信息刊物,做好学校网上信息的收集、整理和发布工作。

7.负责督促检查上级来文和学校党委、行政重要决策的执行情况。

8.负责群众来信、来访、来电的办理工作。

9.负责涉密文件和资料的保密工作。

10.负责机要室的日常管理工作。

11.负责编纂《陕西师范大学年鉴》和学校工作《大事记》。

12.完成校领导及办公室负责人临时交办的其它工作。

科长岗位职责

1.在办公室主任的领导下,负责秘书科日常工作,制定本科的工作计划、调研计划和有关管理办法。

2.负责以学校党委、行政召集的各类会议的通知、议题安排、会议记录以及起草会议纪要,检查、落实会议决议的执行情况。

3.负责以校党委、行政和办公室名义发文的初审工作。

4.负责信访工作。

5.负责机要打印室日常管理工作。

6.完成校领导和办公室负责人临时交办的其它工作。

机要秘书岗位职责

1.负责上级领导机关和校内各单位来文的办理工作。

2.负责党委、行政、办公室发文的管理工作。

3.负责收文和发文执行情况的督查工作。

4.负责涉密文件、资料的保密工作,做好保密宣传教育工作。

5.负责办公室资料、报刊的管理。

6. 负责机要室的日常管理工作。

7. 完成办公室负责人和科长交办的其它工作。

文字秘书(一)岗位职责

1.负责信息工作,办好《陕西师大情况》、《送阅件》、《学校领导参阅》、《资料信息汇编》等信息刊物。

2.参与办公室各项调研工作。

3.参与起草学校及办公室各类公文。

4.负责学校信息网上发布工作。

5.负责《陕西师范大学年鉴》、《大事记》有关资料的收集、整理工作。

6.完成办公室负责人和科长交办的其它工作。

文字秘书(二)岗位职责

1.负责党委书记的日常事务安排及信函的处理。

2.参与起草学校及办公室各类公文。

3.参与办公室各项调研工作。

4.协助做好信息工作。

5.完成办公室负责人和科长交办的其它工作。

文字秘书(三)岗位职责

1.负责校长的日常事务安排及信函的处理。

2.参与起草学校及办公室各类公文。

3.参与办公室各项调研工作。

4.协助做好信息工作。

5.完成办公室负责人和科长交办的其它工作。

机要打字员岗位职责

1.负责学校党委、行政及办公室公文的印制工作。

2.负责文印室设备的日常维护工作。

3.负责文印室打印消耗材料的管理工作。

4.负责文件印制过程中的保密工作。

5.完成办公室负责人和科长交办的其它工作。

秘书日常工作程序

提前到达上班地点

负责本人及领导办公场所卫生清洁

领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放

分拆信件、分送报纸

领导到达时

提示领导本日日程 汇报有关事项 询问领导本日日程 ↓

督办重要事项,急事急办

进行正常事务工作

接听电话 接待来宾 资料整理 撰写文稿 打印复印 来往文件 领导随

并记录 并校对 收发传真 处理催办 叫服务

领导临时交办的其他任务

下班时间向领导征询需办事项

确定是否陪领导或在家加班

检查文件、锁具、电器、电源情况后下班赞同3| 评论

秘书工作职责

秘书工作职责

承担全处日常行政事务、综合协调职能,其主要职责为:

1、调查研究,参与提出处工作计划与总结。

2、认真组织落实处办公会议形成的决定、决议;组织协调综合性工作和各科工作关系;协助处领导做好日常行政工作;

3、参与制定后勤管理各项规章制度,并督促检查各项规章制度的执行情况;

4、承担本处的文秘、档案工作及印章的使用、保管。

5、负责文件、资料的保管与流传,处日常工作的检查与督促办理。

6、负责做好宣传工作,及时反映处工作动态;

7、做好全处职工年终考评、各种评优评奖、职称申报审核等工作。

第三篇:《秘书部岗位职责》

秘书部-行政秘书岗位职责

公司日常细则:

1、文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录;

2、电话记录、打印文件、复印资料;

3、日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报;

4、遇突发事件,紧急联系相关负责人,协助解决;

5、收发邮件、信件,及时转交相关人员;

6、上情下达,下情上传;

7、保密工作(包括:公司内部信息、资料、文件、人事、档案、会议内容、计算机信息、财务等)

8、处理各部门人员的报帐事宜,审核、汇总、传递工作;

9、协调各部门人事关系,使之工作能顺利、高效完成;

10、完成上级管理层交付的临时工作;

11、保持工作环境整洁、干净等。 文秘工作:

一、负责人事处文秘、公章管理;

二、开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知;

三、负责各种文件和通知的收发及督办工作;

四、负责本部门的信访接待和日常事务工作;

五、负责人事档案和文书档案的管理工作;

六、协助做好人事统计报表的统计工作;

七、安全保卫、保密等工作;

八、完成领导交办的其他工作。

行政岗位职责:

一、负责一般性行政公文、上级交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作; ;

四、负责每周会议安排的编制工作,协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作;

五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况,将了解的情况及时反馈给领导

六、负责办公室日常政务接待,来访客人接待及日常事务性工作;

七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信;

八、负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放;

九、负责办公室安全防范工作;

十、负责各项信息统计和管理;

十一、完成领导交办的其他工作。

工作计划表流程与稽核:

一、 工作计划表分为“工作检查表及工作计划安排及完成进度表”;

二、 专员以上职员填写“工作计划安排及完成进度表”;

三、 助理级一般职员填写“工作检查表”;

四、 行政秘书需填写两份表格;

五、 部门主管每周还须于每周一10点前提交周工作计划表;

六、 工作计划表的制作及填写规范;

七、 每天下午17点45分收集各部门工作计划表,主管以上职员须将第二天

工作计划体现在计划表内一并上交或于当天早上09点前上交;

八、 行政秘书需对工作计划表进行跟踪落实;

九、 工作计划表完成情况列入每月绩效考核;

十、 助理级一般职员工作计划完成情况,差评一次处罚50元,从20%绩效中

扣取;

十一、 专员以上职员工作计划完成情况,差评一次处罚100元,从30%绩效中

扣取;

十二、 若出现多次差评,以绩效扣完为止。

十三、

第四篇:《秘书的工作职责》

秘书的工作职责

秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口,是一个枢纽起着承上启下的作用,是店长的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有:店内事务管理;互动管理;与总部沟通管理;紧急事务应对管理。一:店内事务管理(一)客户资料管理

1:总客户登记册,用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人,秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册,存档一年后作废销毁。 2:登报客户登记表用于登记登报来电问询的客户,编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人,督促跟进。及时收藏半年后作废销毁。

(二):房源资料管理

1:原始资料

a:原始房源编号:按年份+当店的代表字母和顺序如(05E0001)05代表2005年,E代表第五家店,0001代表店内的第一套房源

b:当天新房源应存夹在新房源夹中,写上编号。资料详细明确的当天下午17:00-18:00发送给总部,资料不够详细明确的,提醒经纪人落实清楚,第二天发送给总部.

c:当周新房源备份一份并制作一张目录表上交总部存档.

d:原始房源资料根据当店实际情况进行分类存管,作好标识目录便于查询。

e:定期整理原始房源资料,提醒经纪人精耕房源。根据经纪人反馈的信息(已售、暂不售、价格异常等)及时更新房源信息,

确保房源信准确有效。

f:已售原始房源资料作好标识存档保管一年后作废销毁

2:供客户查找的房源资料(简称对外房源),每天打印从总部发送到各店邮箱里的各店当天新房源汇总资料,装订成册,供客户查阅。一个星期整理一次,确保房源信息准确有效。

3:网络房源、新报房源当天录入网站。及时根据经纪人反馈信息更改更新。(二):制度执行

秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准,发现某同事违反规定时,及时给予提醒,或汇报店长,由店长决定是否处罚,店长确定处罚,秘书开罚单,店长签字,秘书执行罚款。

(三):考勤管理:秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》的详细内容,严格监督打卡情况。

(四):值班管理:秘书于当月的最后一天制定下月的值班表,由店长确认签字生效,于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁,以便于经纪人提前做计划。

(五):卫生管理:当天卫生由值班人员打扫,秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待

的,告知店长,由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。

(六):表格表单管理

1:普通表单格:经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位臵,并标识清楚,一周整理一次,及时备存,确保各类表单格齐全供经纪人使用。

2:特殊表单格:租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放,发出24小时内收回租赁佣金,收据本和一份存档合同(一式三份中的其中一份)。作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总,制作租赁档案上交财务部。

(七):当店办公用品和基金的管理 1:办公用品的领用,制作成一份办公用品领用登记表,监督领用登记,月底统计,供数据分析用。对当店办公设备进行维护,如出现故障先寻找原因,在能力范围内的尽量独立解决,在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。

2:当店基金的管理:根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示:

(八):数据汇总:

1:每周:周考勤汇总,客户和房源统计,带看量、签单数汇总。 2:每月:月考勤汇总,客户和房源汇总,带看量签单明细统计,当店话费及办公用品费用统计。

(九):接待: 1:客户接待:在值班人员外出带看或繁忙时接待上门客户,将客户信息分类登记于登记表中,尽量详细具体,并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。 2同事接待:来者是客,到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待,倒水让座,提供恰当的帮助。

3:注意事项:

a:秘书是公司的形象代表,是当店的窗口和枢纽,接待礼仪要规范细致到位。

b:随时保持饱满的精神状态

c:切勿不理睬借故推延,不守承诺。

二:互动:

(一)秘书应跟各分店保持密切联系,及时了解他店的新报房源和精选房源,推荐本店的新房源和精选房源,促进各店房源沟通相互合作。

(二):跟总部的各部门保持密切联系,了解各部门的最新动态,以最好的姿态作配合。

(三):积极主动了解当店员工的情绪状态。

三:与总部的交流(一):业务部:每周秘书会议上交业务部的资料,当周新报房源,周报表,周考勤,带看两及被带

看,成交量,新人和主管的培训资料,员工去向表。

(二):财务部:每月月底提交给财务部的资料,当月买卖案子的统计表,月考勤表,租赁档案及当月作废的合同(三份),新人的建行帐号。

(三):法务部:经纪人签定的单子,应在24小时内跟法务部核实业绩,及经办人员。

(四):总务:办公用品的领用集中在每周一个固定的时间,其他时间一般不向总务领取。

(五):培训部:及时向培训部了解当月本店的培训计划,并在接到通知后第一时间通知经纪人,并张贴告示。

四:紧急事务应对:

1:税务工商物委人员到店检查时,秘书应礼貌接待,安排到会议区等候,问清来意后再与总部相关人员联系。切记不得粗鲁无礼。

2:闹情绪的房东或客人来店取闹时,应礼貌热情接待,冷静耐心倾听,并为他们找寻相对应的负责人,或积极协助他们解决力所能及的问题。

第五篇:《文秘工作职责》

文秘工作职责

一、协助站领导组织协调日常工作;做好领导批办事项的督办工作。

二、负责有关文稿的撰写、打印和上报工作,拟定本单位上传下达的各类文件,协助分管领导做好本单位各阶段的各项工作计划、总结,当好领导的参谋。

三、负责文件的手法、编号、登记、分送、催办,严格执行保密制度,做好机要文件的收发、穿越、保管、清退、核销和立卷归档工作。管理文书档案,履行建档和查阅手续。

四、管理行政印鉴负责办单位介绍信的管理使用。

五、负责办单位各项信息的收集、整理和利用工作做好各类简报、信息和相关材料的报送工作。

六、及时向领导转达上级的电话通知、指示和交办的工作;向下级传达主管或分管领导的工作指示、意见和要求。

七、负责上级和外来人员的接待服务,搞好群众来信来访的登记、接待、转办、催办工作。

八、负责本单位的报刊、杂志的订购和分发。

九、负责本会议筹备、会中服务、会后整理工作。

十、协助本单位领导抓好群团工作和离退休人员服务工作;做好人事、劳动工资和党务统计工作。

十一、做好领导交办的其他工作。

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第六篇:《部门秘书工作职责》

部门秘书工作职责

内容:

1、负责组织部召开的各种会议的会务工作,做好会议记录,起草会议纪要、简报,协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。

2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等,保管使用印鉴、介绍信及经费本。

3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。

4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理,做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作,办理定购和发放各种学习材料。

5、做好部信件登记、分发、寄发工作,受理党员干部来信来访工作,及时做好登记、自办或传递等工作,遇到重大问题及时向部领导汇报。

6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。

7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。

8、协助做好部办公室的日常工作。

9、做好部领导交办的其他各项工作。

职责:

一、在部门主管领导下做好部门日常行政事务及文秘工作。

二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、做好各种会议的记录及会务工作。

四、办理本部门人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

五、做好部门印章管理,按规定开具介绍信。

六、做好来访接待工作。

七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。

八、完成上级交办的其它任务和各种应急事务的处理。

工作总结格式一般分为:标题、主送机关、正文、署名四部分。

(1)标题。一般是根据工作总结的中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因工作总结的方向——侧重点不同其标题也就不同。工作总结标题有单标题,也有双标题。字迹要醒目。单标题就是只有一个题目,如《我省干部选任制度改革的一次成功尝试》。一般说,工作总结的标题由工作总结的单位名称、工作总结的时间、工作总结的内容或种类三部分组成。如“××市化工厂1995年度生产工作总结”“××市××研究所1995年度工作总结”也可以省略其中一部分,如:“三季度工作总结”,省略了单位名称。毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》,其标题不仅省略了总结的单位名称,也省略了时限。双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题——即所需工作总结提炼的东西,副标题往往指明工作总结的内容、单位、时间等。例如:辛勤拼搏结硕果——××县氮肥厂一九九五年工作总结——

(2)前言。即写在前面的话,工作总结起始的段落。其作用在于用简炼的文字概括交代工作总结的问题;或者说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过;或者将工作总结的中心内容:主要经验、成绩与效果等作概括的提示;或者将工作的过程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。其目的在于让读者对工作总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。

(3)正文。正文是工作总结的主体,一篇工作总结是否抓住了事情的本质,实事求是地反映出了成绩与问题,科学地总结出了经验与教训,文章是否中心突出,重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信,全赖于主体部分的写作。因此,一定要花大力气把立体部分的材料安排好、写好。正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。

1)成绩和经验这是工作总结的目的,是正文的关键部分,这部分材料如何安排很重要,一般写法有二。一是写出做法,成绩之后再写经验。即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教益。二是写做法、

成绩的同时写出经验,“寓经验于做法之中”。也有在做法,成绩之后用“心得体会”的方式来介绍经验,这实际是前一种写法。成绩和经验是工作总结的中心和重点,是构成工作总结正文的支柱。所谓成绩是工作实践过程中所得到的物质成果和精神成果。所谓经验是指在工作中取得的优良成绩和成功的原因。在工作总结中,成绩表现为物质成果,一般运用一些准确的数字表现出来。精神成果则要用前后对比的典型事例来说明思想觉悟的提高和精神境界的高尚,使精神成果在工作总结中看得见、摸得着,才有感染力和说明力。

2)存在的问题和教训一般放在成绩与经验之后写。存在的问题虽不在每一篇工作总结中都写,但思想上一定要有个正确的认识。每篇工作总结都要坚持辩论法,坚持一分为二的两点论,既看到成绩又看到存在的问题,分清主流和枝节。这样才能发扬成绩、纠正错误,虚心谨慎,继续前进。

写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。

(4)结尾一般写今后努力的方向,或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。

(5)署名和日期。署名写在结尾的右下方,在署名下边写上工作总结的年、月、日,如为突出单位,把单位名称写在标题下边,则结尾只落上日期即可。

简而言之:

总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,进行一次具体的总分析、总研究;也就是看看取得了哪些成绩,存在哪些缺点和不足,有什么经验、提高。 那么,工作总结怎么写?个人工作总结的格式是怎样的?详情请看下文解析。

(一)基本情况

1. 总结必须有情况的概述和叙述,有的比较简单,有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

2. 成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。成绩有哪些,有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的,都应讲清楚。

3. 经验和教训。做过一件事,总会有经验和教训。为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。

今后的打算。根据今后的工作任务和要求,吸取前一时期工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。具体可以参考部分工作总结范文。

(二)写好总结需要注意的问题

1. 一定要实事求是,成绩不夸大,缺点不缩小,更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

2. 条理要清楚。总结是写给人看的,条理不清,人们就看不下去,即使看了也不知其所以然,这样就达不到总结的目的。

3. 要剪裁得体,详略适宜。材料有本质的,有现象的;有重要的,有次要的,写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分,该详的要详,该略的要略。另外,在结尾处也可以附上下一步个人工作计划。

第七篇:《秘书工作职责》

行政副总秘书工作职责

1、 积极熟悉公司基本业务,为公司的发展建言献策,协助

副总做好公司行政管理工作,保证公司良好发展,积极主动维护公司的形象。

2、 参加公司的行政会议和行政副总召开的分管部门的工

作会议,做好会议记录和会议纪要,会议形成决议的事项及时的督办和协调。(需要告知分管部门,让大家配合和支持我的工作)(提醒 各部门应该落实的事情的时间和工作进度)

3、 负责行政副总的日常事务安排,以及会议通知和会议服

务。(如:会议的筹备布置、会议所需资料的准备)

4、 协助副总抓好分管部门工作,抓好定期的例会工作以及

各部门的月、季、年的工作总结以及工作计划。(推广 的工作日记和工作计划在分管部门实践)

5、 协助副总做好来访人员的接待工作,分担副总工作,使

其副总高效率的工作,不浪费不必要的时间。(不是特别重要的人士以及副总不想见的人士)

6、 行政副总出差或者外出时,做好分管部门的日常运转工

作,遇见不明之事请示后执行。(各部门应上交的文件、报表交予我统一上报)

7、 完成行政副总临时交办的事情,及时完成和落实。

8、 负责副总办公室卫生,每天18:00下班后清扫副总办

公室卫生。

9、 积极配合各副总工作以及各部门的工作。

注:1.需要方便我及时给您呈送文件和打扫卫生。括号里的内容为我暂时想到的简单量化,以后随着工作的不断开展,不断的增加和完善。

2.上回交予您的会议纪要书写的不好,忘您见谅,我会积极改进,希望您能及时告知我的不足,也好让我进步的快些,看完行政部祁亮修改完的文字,自己十分汗颜,这几天我正在积极的查阅资料和熟悉专业知识,争取早日做好这作为秘书的基本工作。给您工作带来不便之处望您理解和见谅。

第八篇:《秘书的主要职责范文》

秘书的主要职责

社会是个大舞台,领导也好,秘书也好,大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同的角色,在“剧”中有不同的要求,不能随心所欲。领导的运筹帷幄,决策千里,秘书的鞠躬尽瘁,辅佐决策,不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸,指的是作为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位,知道与自己角色、地位相符的身份,以此决定自己在处理与其他角色(比如领导)关系时的行为。

秘书的主要职责是为领导服务,就是要按领导意图办事,知己知彼,百战不殆。因此,要为领导服好务就必须要研究如何有效地认识、理解领导。

理解领导,要弄清领导的工作习惯。习惯的形成往往没有什么道理可讲,即使有些习惯看起来似乎违背了常规、常理、常态,但未对他人造成侵害,未对社会秩序形成干扰,也就无需加以指责和校正。人生百态,每个人的习惯都是其中一景。秘书要了解领导、熟悉领导。不管你是在哪个单位;不管你是为一位领导人当秘书,还是同时为几位领导人服务,你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好,甚至他的工作经历,都应当了解得清清楚楚。这样,就可以把服务工作做得恰到好处,就容易配合协调,节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题,是秘书人员不但应有自己的特长,更重要的是要有适应能力,尽可能与领导人的特长、爱好相接近。领导人都有个人的爱好和专长,或喜欢听音乐,或喜欢绘画书法;或擅长总结经验、写文章等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来,不会也要学会,以便有共同语言,从生活上能打成一片,工作上便于服务。

上班没几天,第一次向领导汇报工作,我发现领导听着听着就会将头低下去看办公桌上的资料。给我的感觉就像领导正全神贯注于看资料,我感到颇不愉快,心里很不是滋味,于是就停止了汇报,等领导看完资料。这时领导头抬起来,示意我继续往下讲。事后我从其他老师那里得知:这是领导思考问题的习惯(其实他并不是真正的在看资料)。只有在埋头思考的过程中,他才能平心静气地理清思路,对问题深入思考,做出正确的判断。在我们的工作生活中,也许每个人都有让别人感觉莫名其妙的习惯,这时,不妨宽容的去适应他。如果人人都,这样去做,那将会减少许多人际之间无谓的是非摩擦。

理解领导不妨来一个换位思考。领导往往着眼大局,从长远考虑问题,而秘书有时受经历、能力等客观因素的限制,很难与领导想到一块,这就形成了沟通障碍。但是如果设身处地的想一想,许多问题也许会豁然开朗,达成共识。所谓“将心比心”,就是讲的角色转换。秘书要了解领导,不妨先站在领导的角度,把自己摆在需要了解的位置上,去体验一下,看看自己会产生什么样的需要、情感和思想,这就势必会减少很多误会,从而维持和谐的人际关系。事实上,站在领导者的思想高度和具体立场,同步思考问题,是秘书人员准确把握领导意图,自觉与领导保持一致的一条重要途径。

有一次,有位老师向领导要求,让其直系亲属在培训中心招待所免费住几天。当时我在想,这样小小的要求,且又在领导的权利范围内,领导肯定不会拒绝。然而出乎意料的是领导却拒绝得斩钉截铁。那老师着急的直跺脚。我想不明白为什么领导不帮这个忙呢?面对我的疑惑,领导说:不是我不通人情,我也想帮她。可是很多事情难以说清,住培训中心必须缴费方可住宿。可一旦开了先例,制度就名存实亡,起不到约束作用了。至此我才明白领导的一片苦心。之后我学会了换位思考,在出现分歧产生矛盾时,秘书应该站在领导者的角度思考问题,维护整体利益。

要理解领导,还要正确理解领导意图。领导意图是通过语言和非语言性方式所表达出来的愿望要求等,是包含在诸如指示、谈话、动作、表情等各种语言和非语言性暗示中的核心思想和精神实质,领导的意图如果理解不了或理解得不准确,秘书人员就无法与领导共事,“戏”就无法演下去。在领导身边工作的秘书,应该颇具灵气,有极强的悟性,还需要善于辨证思考,善于察言观色,才能为领导做好服务。

二、角色艺术之二:认准位置,不越位

不越位,说的是秘书人员在与领导的交往中要认准位置,明确自己所扮演的角色----特定的地位、身份、场合,依此而确定自己的位置。秘书只是领导的助手,智慧再高,能力再强,也不可过于锋芒毕露,以免引发领导的不满。恃才傲物,轻上傲上都是愚昧的行为。

要把握不越位须注意五个环节,一要注意场合不越位。有些场合不宜张罗过头,否则就有喧宾夺主的嫌疑。二要注意工作不越位。有的人认为,作为下级多做点工作总是可以的吧?不见得,有些工作说不定适合领导自己去做,在这种情况下,如果你盲目的“积极”,就可能造成越位。凡是领导都希望自己比下级强,希望获得下级的尊敬和爱戴,如果你过分表现自己,就会给领导难堪。在领导面前展现才干没错,但要把握一个“度”,一种方式方法是“犹抱琵琶半遮面”,切不可忘乎所以“露”起来没完,要不然就要走背运了。下级只有认准地位,方可与领导和睦相处。三要注意表态不越位。表态是表明人们对某一事情的看法、基本态度,表态一定要符合自己的身份。作为秘书人员,长期在领导身边,切忌错乱表态。哪些话可以说,哪些话不能说,哪些话是自己想说的但如何通过领导自己的嘴讲出来,都要慎重把关。实习不久,单位要定制招生用手提袋,设计公司将设计方案拿到学校,当有位老师让我表态时,我罗列了他许多设计上的缺陷,比如色调搭配不合理,设计不够大方等,让领导别采用此方案。后来该设计方案被否定了,尽管我的意见都是符合实际情况的,但我还是犯了一次“越位”的错误。

三、角色艺术之三:明哲保身,不介入

人们常说人际关系难相处,是因为组织内部帮派林立,彼此都有着各自的思想、观点、利益、需求和势力范围。一旦威胁到各自的利益时,领导之间就难免要发生矛盾,产生磨擦。这时秘书怎么办?上策不介入。不介入,就是面对领导之间的矛盾,一方面在态度上与感情上不介入,保持中立,另一方面在行为上不介入,保持等距。所谓"神仙打仗,凡人发慌",秘书夹在当中很为难。领导之间发生的种种是非不明的矛盾,作为下级不必随意介入。主张“不介入”并不是说秘书人员不要是非标准,随波逐流,实际上是要求秘书人员不要去加剧领导之间的矛盾。

本着减少矛盾、化解矛盾的原则,改善、建立领导与领导、领导与助手之间的正常关系。“不介入”要注意几个问题:第一不要随便传话。秘书人员与领导接触密切,平时谈话闲聊中,领导就可能会有意无意的把领导之间的某些不一致,这时秘书人员即使听到了也要装进耳中,烂在心中,权当没有听到,最忌传话。第二不要盲目附和。当领导就评论某人或议论某事,出现“两种声音”时,秘书人员一定要冷静思考,慎重对待,不可盲目附和某种声音,而对另一种声音不以为然,这样就会把自己卷入到矛盾之中。而要避免招惹是非的聪明之举就是采取不偏不倚调和折中的态度。第三不要乱发议论。有关领导意见不一致的一些情况,特别是没有公开的情况,秘书人员决不可不负责地随意广播,乱发议论。明智的做法是有利于领导团结的话就说,不利于领导团结的话不说,不给领导留下厚此薄彼的印象,使自己保持在一种灵活机动的位置上。

四、角色艺术之四:有限克制,不冲动

秘书人员长期与领导在一起,出现意见分歧或矛盾在所难免,这时秘书人员应该从容对待,有限克制,使双方重新揣度自己的意见的正确与否,是否强加与人,从而得到修正的机会。因此,秘书人员就必须摆正位置,也就是说明确自己所扮演的角色,这样很重要。秘书

提出意见、建议,发表的看法,都仅仅是协助领导决策,为领导提供参考。但是领导所做决策,所下达的命令不一定都是合理的,有时可能会有明显的错误。这时,我们必须弄清楚,到底是领导的错误,还是下级自以为是、自作聪明了。如果秘书并不能肯定领导决策的错误,而是觉得“似乎”错了,那最好还是二话不说,遵命照办,如果确实错了,也要从容对待,有限克制,不要立即表示反对意见,先按领导说的去做,给领导留一个重新思考的余地,也给自己留一个缓冲的机会,等事情做到一定的时候,决策失误已露出端倪之时,再向领导委婉地提出你的意见,以尽“劝谏”之责,那时领导必然会考虑你的意见,并对你有一个全新的看法。

有限克制,不盲从,还有一个学会使用冷处理技巧的问题。冷处理是避免与领导当面冲突,以防激化矛盾的有效方法。发生矛盾与分歧时,秘书人员要沉得住气,要注意维护领导的“面子”。即使你是对的,领导错了,也要心平气和,用较婉转的方式加以弥补。遇上一时说不清的事情时,当时不要急于说清楚,往后放一放再说,这样的效果可能会更好些。

服务是秘书工作之本,要做好秘书工作,要服好务就必须有不计得失、默默奉献的精神。秘书工作没有前台的辉煌,只有幕后的艰辛;没有显赫的名位,只有无私的奉献。自己为“同心会”编排的话剧获奖了,掌声是演员的,荣誉是“同心会”的。秘书工作者只有找准人生支点,正确对待名位,才能始终保持一种“看名利淡如水,视事业重如山”的精神追求。

找准自己的定位,演好自己的角色。与领导配成搭档,努力成为他的好伙伴、好助手,提他担责分忧,随时随地抓住时机表示自己对他的忠心,永远站在领导这一边,以你的态度说明一个事实:我是你的好朋友,我会尽自己所能为你做事。以你的力量使上司更有光彩,其终极结果你会发出耀眼的光芒。

第九篇:《生 活 秘 书 岗 位 职 责》

生 活 秘 书 岗 位 职 责

一、目的与原则 核心原则

1、 竭尽全力,为董事长节约一分一秒以创造更多价值,以董事长的时间为第一 时间来安排工作。

2、提高董事长的生活标准、生活质量,注意董事长的生活习惯,确保董事长身 心健康、放松。

目的

1、注意工作环境的改善,更创造和谐、温馨、快乐的生活氛围。

2、注重细节、敢于负责、主动工作、提高效率。

3、坚持从严要求自己,少犯重复性错误、少犯低级错误

二、工作内容立足于衣食住行、娱乐、安全、健康、卫生等方面,具体要求: 1 、办公环境:明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。

1)开窗通风;

2)清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;

3)清理花木:清理花木枯叶、杂草;

4)为董事长备好茶水;

5)每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等;

6)及时清理办公、生活垃圾;

7)每周对办公室地毯吸尘一次。

2、 食物的购置(注意保质期、卫生、新鲜度),注意身体需求,每天要吃新鲜水果,定时定量并简单加工,能直接用水果叉食用,提前安排好一周(重复率不高于2次,董事长要求的主食除外)的食谱,营养要均衡,热量少为好。讲究科学营养,购买是量少次多、精品;一日两餐,注意食品的多样性,避免重复单调、乏味。

3、行动:出差需做准备,根据目的地和出差天数提前列好清单,一般包括:手机(充电器、电池)、资料、名片、相机(充电器、电池)、药、茶、洗漱用品(牙

刷、牙膏、洗面奶、护肤品、洗发水、梳子、胡泡、刮胡刀)、衣物(根据天气和天数)。

4、居住:每月对董事长居住地进行两次大扫除,确保居住环境的卫生。 6、

7、 合理安排好董事长工作以外的文体、娱乐活动,礼貌提醒董事长打游戏时间不要超过两小时,中间要少时休息。每天提醒至少运动半小时。根据董事长的意志安排好董事长的

节假日生活,坚持“寓、健、乐、益”于一体,要有活动内容时间安排表和经费预算表。平日可以和董事长聊一些轻松话题,如:电影、电视的精彩片段或笑话、故事等。

8、 要注意董事长的安全,未经批准,不得将住址告于他人,更不得带任何人入住宅,不

得用固定电话对外联系、闲聊;不允许将钥匙交任何人;对外一律用小灵通或手联系。

9、 每天做好日清日节,每周做周报表,每月做月报表,要详细写清单据名称、数量单

价、合计等事项并附上小票或发票、收据,不得涂改慌报,每周报帐。平日对董事长交代的事情要做好备忘录,随时明示自己,也提醒董事长。

10、注意接电话的语音、语调、口气、态度、言辞、语速等,规范用语如:您好!伯父、

伯母等等,您有什么事吗,张总不在,有什么事我可以帮你转达?或张总回来我让他给您回电话?或您可以给张总打手机,再见!等等。在不知对方是谁情况下,不要告诉对方董事长手机号码;如对方询问董事长手机号码,应委婉拒绝,如有对方急事可以马上给董事长打电话转达,也不要告知对方董事长电话。认真作好留言记录:时间,人物,事件。特别强调的是要和蔼、友善、不急促、不粗暴。

11、注意董事长的理发、洗浴、保健、休闲、体检等事宜,并有时间安排记录表。要每天

帮助洗头,洗澡。注意董事长外出时的仪容,头发要整洁。

12、注意个人卫生,定期进行体检。衣着要干净整洁,要每天洗澡、洗手、洗脚、

餐后要刷牙。不得穿奇装异服,不得浓妆艳抹,不得留手、脚指甲。 13、注意礼仪、礼貌和礼节。接待工作:即开门—问候和迎客—招待(倒茶水、上水果、 干果等)—送客,一系列要得体大方。规范用语:您好!请进。您好!请问您找谁?注意站姿、坐姿、走姿,举止动作要协调一致;与董事长外出时要注意着装,行为,不惹事生非。

14、注意居室美化和室内光线亮度,保持物品摆放整齐有序。可适时点些香蕈。如养花鸟鱼虫要定期浇花、施肥、修剪花木枯枝,定期更换鱼缸内水,并添加鱼食。 15、建立与辖地公安派出所、保安、火车飞机购票处、宾馆、饭店(四、五星级)、物业、供电、供水、供暖、供气及钟点工、保洁员等联系方式。做好生活、卫生、流

水记录,三份表的记录。

16、按照董事长的吩咐为亲朋好友、同事、下属购礼品、贺品。 17、工作方面:接送客人,妥善安排吃住玩。 18、负责董事长交办的其他事项。 三、考评办法 本着主动、热情、注重细节勇于负责、高效的原则,加强对家政管理服务人员考评。

1、 试用期原则上为三个月,优秀者可适当缩短试用期。

2、 试用人员要有周报、月述职报告。其内容大概有:做了哪些事情,成效,存在什么

问题,怎样改进工作,提高服务质量和服务效率。可以用“流水帐”的形式记录工作。

3、 家政人员要本分、聪颖、干净、利落、机灵、优秀者将在适当的时间,公司出资提

供营养、礼仪、烹饪、驾驶、保健等专业方面的培训,以提高管理服务水平。 备注

1、家政人员应具备较高的职业素养。包括诚实守信,正直善良,懂得察言观色做事细致入微。

2、要活泼开朗,工作积极主动。

4、 家政人员应立足于本职工作,端正工作态度。不能利用工作之便提出过分要求,要严于律己。

(此岗位职责制亦使用与董事长私人特别助理、公寓主管请参照试用

第十篇:《项目秘书工作职责》

项目秘书工作职责(新)

岗位名称:项目秘书

直接上级:部门总经理

直接下级:无

岗位编制:建筑部门每部可一名,结构机电部门各一名

项目类管理

1、 项目进度跟踪:跟进项目进度,每月度协助项目经理更新项目进度计划表; 2 、项目辅助管理:协助项目经理和专业负责人进行项目的辅助管理,包括日程安排、

会议组织、文件整理和传递、信息数据收集和传递及其他项目配合工作;

3、 项目成果跟进:协助项目经理项目出图核查、安排会签、晒图跟踪、文件刻录、图纸存档、图纸递送;

4 、部门项目综合进度管理:跟进各项目阶段的人员配置;每月对本部门项目进度进行综合统计,协助制定项目进度表;

6、 项目相关文件的收发、登记、过程保管、整理、传递、归档等,协助项目经理或专

业负责人做好质量管理流程控制;

5 、项目人员的各种费用报销;

7 、项目经理交办其它与项目相关事宜。

日常工作

1 、部门内部团队活动组织协调;

2、 部门邮件及快递的收发,及部门内部文件的打印、复印、传真及扫描工作; 3 、协助人力资源(行政)中心进行相关数据的统计;

4 、部门负责人交办的其它工作。

5、督促部门员工考勤,如有打卡异常,需落实具体原因、进行登记并告知前台。

6、与人力资源(行政)中心黄雅甜对接,统计部门员工年休假状况,以便部门员工安排休假,避免影响工作。

7、保持部门卡位及公共讨论桌干净整洁。

8、部门员工出差及部门合作单位来宾机票与酒店预订,如需接机,需将准确日期及航班通知后勤保障部曹元辉。

9、履行公司节约用电、安全用电通知,督促部门员工下班及长时间离开位置,关闭电脑、照明灯、空调及其他电器的电源。

10、部门所需盖公章的文件,应由部门秘书收集,统一到人力资源(行政)中心何菊丽处盖章。

11、每日统计部门用餐人数,上报前台。

12、新员工入职指引,如:领取文具、领取门禁卡等。

13、部门会议所需会议室的预订,会务安排等。

14、如部门项目紧张,需加班工作,需由部门秘书提前申请。

15、部门员工如需借用贵重物品由部门秘书负责,如:笔记本电脑、相机、DV机,需在OA上填写借用单,经相关人员签字后方可借用。

16、部门内部设备的管理由部门秘书负责,如:打印机、扫描仪、绘图板等。


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